Correo en colaboración, ¿que es eso?

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Si te ha tocado recibir mas de 10 correos al día, de mas de 5 o 6 personas diferentes, entonces sabes que el correo electrónico NO sirve.

Y no es difícil de explicar: fue inventado hace 50 años para comunicaciones uno a uno.

Y dirá usted: “,pero ¿de que habla? ¿si yo envío y recibo correos a todo mundo y me va bien…”. Pongamos un ejemplo sencillo:

Usted envia un correo a un cliente con una propuesta técnica, copia a su jefe para que esté informado, y el responde acusando recibo y haciendo un comentario respecto del cliente.

El cliente, que quiere consultar internamente, reenvía el correo a otras dos personas en su organización, que como es de esperarse tienen comentarios importantes. Uno de esos colaboradores del cliente, conocido suyo, decide reenviar ambos comentarios a usted directamente…

Si ha sacado bien la cuenta verá que al final tiene usted en su bandeja de entrada tres conversaciones diferentes (imposibles de fusionar). La complejidad del asunto aumenta exponencialmente, a medida que se incorporan personas, incluso simples mensajes con diferentes destinatarios. Y si no son pocos los mensajes que recibe diariamente verá que es prácticamente imposible hacerle seguimiento a todo el asunto usando exclusivamente su cliente de correo electrónico.

Entonces si no sirve, dejo de usarlo y ya, ¿no?

Hoy en día hay personas, e incluso grandes organizaciones que están tan convencidas de que el email no funciona que lo han abandonado por completo, sustituyendo por otro tipo de soluciones como redes sociales, aplicaciones de mensajes instantáneos o aplicaciones a medida.

Yo no creo que sea necesario ser tan radical, sobre todo cuando tus interlocutores no son fáciles de persuadir para cambiar medio de comunicación, en algunos casos apenas comienzan a entender que hay algo mas allá del FAX.

¿Y si fuera necesario reinventar toda la idea del correo y comenzar de cero?, pues eso ya lo intentó Google con Google Wave y fue un fracaso total, principalmente porque no era compatible con los protocolos actuales de correo electrónico.

Una respuesta muy razonable a la problemática es el concepto de Correo en Colaboración o Colaborativo que es básicamente un cliente de correo o una extensión que permite usar una dirección de correo electrónico por varias personas (usuarios diferentes), poniendo a la disposición otros medios de comunicación alternativos para usar entre estos usuarios que comparten la dirección.

Así, por ejemplo una pequeña organización de 15 o 20 empleados, puede decidir que todas sus cuentas de correo sean en colaboración con todos los demás, siguiendo reglas sencillas de permisos como lectura, respuestas, reenvío o edición.

El cambio sería fundamental: la idea de un correo único y personal dentro de la organización se pierde, pero se gana en comunicación. Así por ejemplo cada usuario de ventas tiene acceso total a la cuenta de ventas@micompañia.com y cuando el correo entra a la compañía, cada uno de ellos puede ver exactamente el mismo elemento en la nube, y no una copia diferente que se ha descargado en su disco duro, pudiendo comentarlo, asignarlo a alguien o etiquetarlo por ejemplo, todo ello antes de responderlo y sin necesidad de copiar a nadie ni reenviarlo luego.

¿Suena fabuloso verdad?, pues soluciones así ya están disponibles, una de ellas, y la que creo mas prometedora, es Front https://frontapp.com/. De la que ya hablaremos en detalle en un próximo review y otra es http://grexit.com/ una extensión para Gmail que permite compartir etiquetas y comentar correos.¿

¿Y tu?, ¿te animas a convencer a tu organización para hacer un cambio así?

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Guillermo

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